5个步骤来连接你的非办公桌和远程办公的员工

让员工在数字时代保持联系应该是简单的。然而，当你分散了从车间到送货司机、仓库工人、一线员工、现场销售代表等非办公桌员工时，这是一个艰巨的任务。

(照片安东尼GinsbrookUnsplash)

保持员工与信息、与他们所需的工具和资源、与员工之间以及与整个企业之间的联系，对于保持企业的平稳运行至关重要。

你的员工需要了解他们的组织以及它代表着什么。他们应该拥有履行职责所需的所有必要信息，以保持安全和合规，并提供出色的服务。他们需要知道在哪里或向谁寻求支持，分享想法并给出反馈。

但是,当高达75%的员工不在办公室办公甚至可能没有公司的电子邮件账户，让信息流动的防故障方法不可避免地会失败。

在我们之前的博客中，我们探讨了原因为什么我们需要让一线员工参与进来．在这里，我们探索如何去做。

无台工作人员:不参与工作，不与外界联系

我们的一线工人面临的挑战并不是什么新鲜事;但成本很高。一个惊人的71%的非伏案工作人员没有积极参与他们的业务（盖洛普)，从而对生产力、客户满意度、公司管理费用和盈利能力产生影响。

通常情况下，不在办公室工作或在一线工作的员工会面临不利的情况:

• 基于分散的地点远离总部或在路上，可能在全球各地
• 很少去地区或总部，如果有的话
• 限制或不能使用电脑
• 没有企业账户的电子邮件或基于云的存储
• 无法随时访问重要文件或信息
• 与来自其他地方的同伴连接或沟通困难;在许多情况下，员工可能根本不会与所在地区以外的同事见面或交谈
• 缺乏公司新闻和实时更新的可视性;通过传统渠道(如通讯、经理级联、布告栏等)的信息级联并不频繁，也不吸引人

科技可能已经改变了我们联系和交流的方式，但研究表明，对于这一人群来说，科技一直无法满足他们的需求。80%的非办公桌员工没有得到科技的服务（出现资本),85%的人认为他们在工作中得到的沟通不够（StaffBase）.

第一步:确定你的非办公桌员工和他们的需求

这听起来似乎是显而易见的，但是与你的非办公桌员工建立联系的第一步是定义他们到底是谁——然后与他们交谈。确定他们获取信息的需求、渠道和选项。

例如，您可能有车间工人可以访问其分支机构中的单个终端，或者护理人员可以在其病房中使用共享计算机。实地销售人员可能有自己的笔记本电脑或平板电脑;送货或仓库员工只能使用个人移动设备，每两周查看一次仓库布告栏。

他们需要什么联系来？例如，车间工人可能受益于获得培训和最佳实践信息，或与同行交流经验、想法和解决问题的方法，以便提供更好的服务。仓库操作人员可能只是想访问人力资源信息或需要阅读健康和安全更新。

带着不同的想法组织中的角色在美国，你已经有了开始与非办公桌员工建立联系的基础。

第二步:从头开始:入职

让新员工入职是一个关键的接触点，可以让新员工对自己的角色感到兴奋和投入，帮助他们感到受到重视和激励。与一线和非办公室工作人员，这更重要这将有助于缓解脱节或矛盾的感觉。

我们的远程员工入职检查表涵盖了许多最佳实践想法，但值得在这里重点介绍最优秀的想法。联系你的非办公室员工，通过以下方式提供个性化的、量身定制的入职体验:

• 将他们介绍给公司的高级管理层和主要部门或业务领域，可以通过内部欢迎视频或演讲
• 在可能的情况下参观虚拟办公室或公司;即使个人不会访问总部，这也总是一个阴谋的来源，让你深入了解你的组织文化。

(总部位于洛杉矶的科技公司Zefr为大型电影和音乐工作室提供在线内容管理服务，该公司制作了这段古怪的视频，视频中既有公司高管的介绍，也有参观公司办公场所的介绍，以及对公司文化和企业精神的深入了解。)

• 大声说出你的公司使命及价值观；让它们成为你入职过程中不可或缺的一部分，并在最初的几周和几个月(以及之后!)
• 为他们设置所需的工具和信息:即使你的一线员工没有自己的工作笔记本电脑、电话甚至电子邮件帐户，也有必要为他们提供介绍和远程访问他们所需的应用程序，如工资单、人力资源或云存储或内部网。

(在你的内部网上有一个专门定制的入职主页，它可以向新员工推送必要的工具和信息，这可以为远程员工的入职过程提供便利，他们可以在自己的个人手机、平板电脑或笔记本电脑上访问信息。)

第三步:使用手机

是时候跳出公司电子邮件的框框思考了。

为所有不用坐办公室的员工提供一个公司电子邮件账户通常是一项不切实际和不必要的投资;公司自有的移动设备也是如此。然而，95%的美国和英国公民拥有某种类型的个人手机(皮尤研究中心)，随着BYOD(“自带设备”)文化的不断发展，这是一个与前线人员联系的实用途径。

移动通信可以有许多不同的形式;

• 公司内部网、网站或应用程序的移动优化版本
• 流行工具或应用的品牌应用，如OneDrive和SharePoint
• 一种专门设计的内部网或企业应用程序，具有重要信息的推送通知或警报
• 企业社交网络应用，如Slack, Microsoft Teams, Skype
• 社交应用被重新定位为商业用途，如WhatsApp、Facebook、Twitter
• 短信或短信

移动通信没有灵丹妙药;影响采用和可访问性的因素将根据您的劳动力人口统计、他们的需求、您现有的技术堆栈、资源等等而有所不同。

例如，企业应用程序开发落后于消费趋势，缺乏资源是最常见的障碍。如果你有多个品牌应用程序，每个应用程序都有一个单独的应用程序——这对O365套件的用户来说是一个挑战——员工下载多个应用程序的可能性很小。对于时间点消息传递，esb可能也很有价值，但是在交付全公司范围的、自顶向下的通信或提供对文档和策略的访问方面存在挑战。

首先审计可用的选项，以及每个渠道的适当通信类型。例如，您的公司ESN可能是一个可选择的选项，用于将员工与同事联系并获得反馈;你的内部网应用程序是组织的主要中心连接点，包括政策、文件和自上而下的沟通，而SMS或WhatsApp用于紧急、危机或及时的沟通。

(Interact客户Sheetz采用了一种干净和高度可视化的方法来设计他们的内部网，确保它针对移动进行了优化，以便为分散的员工提供访问。图标、按钮和以用户为中心的导航方法有助于提高采用和使用。)

步骤4:让经理可见、响应迅速、随时可用

与经理的关系对敬业度和工作效率有巨大的影响。如果员工甚至不能接触到部门经理，或者看不到高层，他们很快就会被淘汰。

有一些简单的协议可以帮助克服这一障碍。

• 建立清晰、开放的沟通渠道和指导方针如何以及何时使用这些。例如，定期预约一对一的会议、团队会议，或者开一个公开的论坛来反馈、想法和经验分享。不过，不要只是保持正式:在那些非常重要的特殊谈话中使用实时信息，无论是即时通讯、WhatsApp还是短信。定期的“签到”流程会让你产生一种期望和保证，即你随时都可以联系到，并且关心那些不坐办公室的员工，避免他们感觉“眼不见心不烦”。
• 让你的时间透明化。保持你的日历是最新的，在你的企业社交媒体渠道上使用状态更新，当你要离开办公室、休年假或在他们的区域时，向你的员工发送日历邀请。可以考虑每周或每月安排一段时间进行虚拟的“开门”活动，这样员工就知道你有空，可以联系你。
• 回应想法、反馈和请求:即使是一个简单的承认，也会在很大程度上让员工安心，确保他们感到被倾听和被重视。
• 不要低估面对面的价值:当我们依赖电子邮件或即时消息等无表情技术时，非语言线索就被留在了门口，失去了那些有助于阐明信息和语气的微妙指示。这是建立成功人际关系的巨大障碍，甚至可能导致误解或误解。尽可能利用视频会议或facetime;定期亲自拜访对于进一步巩固这种关系非常有价值。

(不坐办公室的人可能会有被孤立和脱节的感觉，导致他们觉得自己是公司的“二等公民”。确保建立与管理人员接触的渠道，并赋予这些员工发言权，可以对士气和生产力产生巨大的积极影响。(图片来自Unsplash)

第五步:为饮水机旁的谈话留出空间

鼓励与工作无关的谈话似乎有违直觉。诚然，促进关于爱情岛或大都会队本赛季表现如何的闲聊可能会让管理层不寒而栗，但饮水机旁的谈话有一个至关重要的扮演的角色。

在同事之间建立联系和关系，并通过共同的兴趣将他们联系起来，这不仅可以提高员工的敬业度和心理健康，还可以促进更好的构思、解决问题和提高客户服务水平。员工将会更舒服、更有能力从有联系的人那里寻求支持和信息。

近年来，企业对社交媒体的态度发生了转变，与早年社交媒体在工作场所的“禁止”风气相比，发生了180度大转弯。如果员工不能亲自站在饮水机旁，那就创造一个虚拟的空间，放松繁文缛节，让这些纽带蓬勃发展。其结果将是更多的合作、更高的生产力、更好的士气和更高水平的员工留任。

一家公司要想成功，就必须能够接触到各个层次的个人。建立相互联系的渠道，培养一种包容沟通的文化，让员工——无论他们在企业的哪个位置——都能交谈、获得信息，并感觉自己是整个组织的一部分。