构建CMS内部网需要考虑的10件事

当考虑内部网CMS对于您的组织来说，大量的选项和选择似乎令人难以承受。你怎么知道要找什么?哪些功能是雷竞技网站上关键的，哪些功能只是“有就好”?

我们将探讨在您的内部网CMS愿望列表中应该包含哪些内容。

在过去的几十年里，内联网经历了不断的创新和发展，但其核心价值主张始终如一:内联网旨在共享知识和信息。

因此，内容创建和管理是成功的内部网的基础。选择合适的内网CMS是选择过程的关键部分，但在拥挤的市场中，很难决定什么是重要的。

传统的内网内容管理系统也建立在广播的前提下:信息自上而下地传播，从管理层到员工。但我们在当今数字化工作场所的工作方式已经发生了变化。在选择员工内网CMS时，我们需要再看看我们的组织是什么而且我们的员工确实需要——也将会使用。

内部网的核心价值主张始终如一:它的设计宗旨是共享知识和信息。

没有两个组织会有相同的要求，但有一些简单的通用问题可以让你开始。

1.我们是在构建还是购买内部网CMS?

对于大型内部It团队来说，在内容管理系统(CMS)上构建内部网是很常见的，比如Joomla、Drupal或WordPress，甚至是文档管理系统(DMS)，比如SharePoint。

诸如技术堆栈偏好/现有使用、预算或资源可用性、定制需求、可访问性需求等因素都可以在权衡构建与购买的争论时发挥作用。

重要的是要记住，尽管在功能上有相似之处，内部网和网站是非常不同的:服务不同的受众和不同的目的。

可能需要专业知识和战略支持才能使您的内部网起步并交付价值。一些理想的功能可能超出了内部团队的经验;雷竞技网站上所选CMS可能不支持其中一些。

SharePoint就是一个很好的例子。以前，当使用内部文档管理解决方案时，自定义构建内部网系统的首选选项，将SharePoint作为Office软件包的一部分似乎是显而易见的。然而，随着向基于云的文档存储的趋势转变，以前可以通过内部版本实现的定制不再被微软的在线演示所支持。

内部网也不是静态的:它需要持续的投资和创新来保持它的相关性和使用。您是否拥有提交自定义构建所需的资源?你能把开发时间花在维护上吗?首先要考虑的是，是否将您的内部网CMS项目保留在内部，还是寻找第三方专业提供商。

2.它能很好地与我们现有的工具和系统配合吗?

在今天的数字工作在美国，没有一个软件可以独立运行。

今天的内部网应该作为你的数字工作场所的心脏来运作:员工获得他们工作所需的中心访问点。

值得庆幸的是，大多数开发人员开始意识到这一点。曾经，在开发一款商业软件时允许访问第三方应用程序是万万没想到的。现在，集成能力是最大的投资领域之一。

在为您的企业购买最好的内部网CMS时，首先要看的是您的工具箱中已经有什么。

例如，您选择的解决方案是否与您现有的员工目录同步?如果你的账簿上有数百或数千名员工，那么集中管理他们的个人资料就不仅仅是一件赏心悦目的事情:这是至关重要的。活动目录和Azure活动目录是企业使用的顶级解决方案;检查CMS将允许您从目录中提取信息，并在发生更改时自动同步。

然后，还有你工具箱里剩下的东西。今天的内部网应该作为你的数字工作场所的心脏来运作:员工获得他们工作所需的中心访问点。

与SharePoint、Dropbox或G Suite等现有文档管理系统的集成至关重要。您可能有员工经常使用的现有人力资源或工资系统，也需要考虑。此外，还有现有的小组交流工具，如Microsoft Teams或Yammer，生产力或基于任务的工具，如ZenDesk或Trello等等。

对员工使用的不同工具进行审计。请注意，在当今的BYOD/BYOA环境中，不同部门的偏好可能会有所不同。

也许不是每一种工具需要与你的内部网集成:但最好是带着你的顶级人才进入，并了解你的CMS如何集成和支持他们。

3.使用内部网CMS有多容易?

一个内部网(或者任何软件)成功的最大指标之一是采用率．

对任何IT项目来说，让用户上手、培训并使用新应用程序都是最大的挑战之一。特别是对于内部网来说，用户生成的内容和参与是最大的目标之一，这是一个基本的要求。

确保用户能够“拿起并运行”您的新内部网CMS应该排在需求列表的首位。直观、易于使用的界面利用了员工在个人应用程序使用中认识到的功能——例如@提及、#标签、喜欢、评论、分享、拖放——极大地提高了采用率。

任何人都可以使用的内部网CMS从IT转移了长期的负担和责任。

创建内容应该同样简单。考虑用户上传、构建和链接内容以在内部网上创建页面或撰写博客的可用选项。如果您的内网CMS解决方案要求用户每次想要添加一段内容时都要经过IT部门，或者要求使用HTML或CSS知识以他们想要的方式格式化页面，那么您已经输掉了采用的战斗。

使用不同的人员对面向任务的挑战进行用户体验测试，将确保您得到正确的解决方案。

更重要的是，任何人都可以使用的内联网CMS从IT转移了长期的负担和责任——节省时间和资源，发布更多的内容，并确保每个人都能从平台中获得价值。

4.我可以将它与丰富的内容类型混合在一起吗?

不用说，在今天这个视觉驱动的数字世界里，我们不能给用户一个静态的、纯文本的平台。当我们上传一个Word和PDF文档库，并让员工参与进来的那一刻，我们就会看到一副呆滞的样子:我们的内部网将会面目全非。

这并不是说添加文档的能力不重要。然而，内容类型的多样性将带来最好的参与度:我们谈论的是图像、视频、音频、测验和投票，嵌入幻灯片、信息图、你的Twitter feed等等。

寻找一种CMS，它为用户提供了混合的灵活性和能力，而不必手动添加HTML。

以所见即所得编辑器为例，它带有用于添加YouTube视频、媒体库图像、投票或音频文件的小部件，即使是非技术用户也可以使用。

模块化主页允许简单的拖放小部件或引入第三方内容，如Slack频道、Zendesk门票甚至你的Twitter feed，也为用户创建了一个可视化的、交互式的和吸引人的体验，而不需要IT支持。

诚然，丰富的内容现在被认为是标准的。但令人惊讶的是，商业通信市场一直落后于消费者技术。在选择提供商时，询问他们的产品路线图和他们支持的内容形式。

5.我能把它变成我自己的吗?

当Facebook的工作场所进入市场，它似乎为那些希望推动采用现成的企业社交网络(ESN)的人提供了一个理想的解决方案。一个可识别的界面，我们的员工已经在日常使用，并增加了工作功能?

这肯定是双赢吗?

然而，它最大的限制之一就是:它仍然脸谱网工作场所。除了添加你自己的公司标志，它绝对没有提供任何品牌或个性化的手段。

根据您的组织品牌、文化、需求和结构定制您的内部网CMS软件的能力经常被低估。

给你的内部网一个标识和一个结构，反映你作为一个组织如何运作，灌输自豪感和主人翁意识，更容易为员工导航，并成为业务词汇的一部分。与您的品牌保持一致的定制内部网也显示出对用户的采用和购买有重大影响。

并非所有的组织都按照传统的层次结构运作，或者以相同的方式组织信息;自主控制自己的用户隔离和团队、内容管理、导航和信息架构也都很重要。

将更改能力添加到您的内部网内容管理系统清单中:

• 您的内网名称和标识
• 品牌配色
• 字体和排版
• 页面设计和样式表
• 图标、行动号召和按钮
• 语言:语言或语调
• 结构、IA和导航
• 您选择托管的内容或信息

从纸面上看，CMS的定制可能是一件“不错的事情”，但从长远来看，它会带来回报。

6.它能促进双向交流吗?

我们已经强调了从自上而下广播作为商业沟通的基本原则的转变。

现在，一切都是关于对话．

历史上的内部网可能是一个策略和文档存储，其中包含奇怪的管理新闻条目或公告-但今天，这根本不可能实现。双向通信是员工内网CMS的必备条件。

这在一定程度上取决于可用的特定功能。雷竞技网站上包括讨论和想法论坛、时间表或投票和民意调查在内的社交工具都赋予了员工发言权。这在挖掘员工创新、接收反馈、了解员工与组织的参与度等方面是非常宝贵的。

然而，在选择您的内部网内容管理系统时，即使是很小的功能也会产生差异。

员工可以点赞、评论和分享他人创建的内容吗?他们能创建自己的内容吗，比如博客或页面?加入特殊兴趣小组，并与直接部门以外的同事进行交流?

如果您的组织已经嵌入并积极使用了即时消息平台，那么内部网将如何与之一起工作?考虑到改变带来的不利风险，最好是找到一种解决方案来补充——而不是试图取代——任何现有的沟通工具。例如，将Slack或Skype渠道集成并嵌入到你的内部网中可能是一个理想的解决方案。

7.它是否带有版本控制、权限和读确认功能?

没有什么比意识到你覆盖或删除了一个重要的业务文档更糟糕的了。对于集中式内容管理系统来说，它通常会托管重要的合规、法律或政策文件，这是一个风险，影响甚至更大。

防止业务关键内容的丢失可能是一个枯燥的愿望清单，但它也可以说是最重要的之一。对于受到高度监管并可能定期面临审计的行业部门，能够证明合规性可以成就一个组织，也可以破坏一个组织。

控制谁可以在内部网的不同内容区域内编辑、批准和发布内容(特别是托管业务关键策略或信息的内容区域)，可以降低删除、覆盖或未经授权编辑的风险。

当合规要求证明员工已经阅读和理解了特定的政策或文件时，一个数字化的确认系统——员工在系统中勾选或电子签名以确认他们已经阅读了特定的文件，如果他们没有这样做，系统会提醒他们，并输出一份数字报告——可以减轻管理负担。内部网CMS应该考虑并支持这些需求。

选择一个内容管理系统，该系统包含一个集成的审计跟踪，能够显示关键内容是何时被编辑的，以及由谁编辑的。有能力在必要时回顾甚至回滚到以前的版本将保持内容集中和安全。指定一个审批流程，在关键内容发生变化时通知高级经理，这增加了额外的保障。

最后，具有内置强制读取功能的内部网可以将许多烦人且耗时的法规遵循过程数字化。

8.我们是否可以设置审查日期、提醒和发布结束日期以防止内容变得多余?

在一次客户调查中，我们发现了用户和内部网管理员对旧的内部网系统最大的不满之一:它们变成了文档倾倒场。

我们的数字经理Dave称它为“形式走向死亡的地方”。它真的很混乱，没有人知道哪个文件是正确的版本，哪些文档是最新的，人们在不同的地方保存了不同的版本。

凯瑟琳·泰德姆，计划和内部沟通官，战争儿童

当您有一个业务信息和内容的中心位置时，也许这并不令人惊讶。然而，如果用户只是在每次更新时都上传一个新文档，那么这种情况就会迅速失控。

除了权限控制来管理谁可以上传控制在哪里，审查和结束发布日期功能可以确保内容不会过时或冗余。当创建或上传一段内容时，设置审查日期将在检查内容是否正确时提醒指定的作者或所有者。

9.用户能在我们的内网CMS上找到他们需要的东西吗?

如果找不到内容又有什么用呢?

强大的搜索功能现在是消费者对任何一项技术的期望。在今天的谷歌时代，我们习惯了点击鼠标就能得到答案(或者，随着语音控制的人工智能工具越来越受欢迎，就像“Alexa，什么是…”一样快)。

在开始构建内部网CMS时，搜索似乎并不重要。有了正确的顶层导航和结构，员工应该可以直观地找到他们需要的东西。

但是，随着你的组织和内部网的发展，那些成堆的文档、文章、博客、文件和信息将会螺旋上升。一个好的搜索功能将有助于业务:

• 找到正确的结果
• 节省时间
• 省钱
• 提高生产力
• 减少挫败感
• 减少管理需求
• 减少其他部门的工作量

…等等。

此外，如果你要处理大量不同的平台和应用程序，每个平台和应用程序都隐藏着不同的信息，那么企业搜索就至关重要。帮助用户只需搜索一次，就可以访问您托管的策略和文档、DMS、论坛、博客文章等的索引结果，这将是非常宝贵的。

搜索不仅应该将员工与信息联系起来，还应该将员工与员工彼此联系起来。

确保您的内部网CMS提供搜索优化功能，包括用关键字标记内容的能力，将相关内容分配为针对常见搜索词的“最佳选择”，并在搜索拼写错误时识别或建议替代选项。一份关于搜索词、搜索量和无法找到结果的搜索结果的报告可以帮助用户改进和改善体验。

为了将搜索提升到一个新的水平，搜索用户档案以查找相关专家或技能等功能将真正最大化您的intranet CMS的价值。

例如，搜索“安全程序”的用户在内网的内容中找不到他们想要的答案，就会被推到安全官那里，他将是回答该问题的最佳人选。搜索不仅应该将员工与信息联系起来，还应该将员工与员工之间联系起来。

10.我能否在分析数据的支持下持续评估和改进性能?

当你听到“内容管理系统”这个词时，首先想到的可能不是统计数据，但如果你想让内部网保持相关性并为企业和员工提供价值，了解内部网的运行情况是至关重要的。

使用和分析数据可以帮助识别:

• 流量和互动最多的高性能内容区域，如评论或点赞
• 内容“风险”，例如内容过时，没有产生任何流量，或没有正确标记
• 任何内容“空白”，例如搜索没有返回任何结果
• 谁是你内部网中最主要的“影响者”——那些定期贡献和回复内容的人
• 相反，那些你没能吸引到的用户需要额外的培训或支持
• 您的内部网与您所在行业或部门的其他公司的基准相比表现如何

随着时间的推移，所有这些见解都可以帮助你的内部网演进和发展，并证明那些高层人士所要求的投资回报。

没有两个组织是完全相同的。虽然可能存在管理企业内部网最佳使用的最佳实践，但只有通过跟踪成功并从自己的使用数据中学习，您才能了解什么对您的业务有效，什么不适用。

内部网最好的CMS是什么?

正如这些问题所表明的，没有唯一的答案。每个寻找内部网解决方案的组织都有自己的优先级和要求列表。

然而，每个内部网CMS都应该提供一些基本的基础知识。

在考虑你的选择时，花点时间看看不同的员工团队在日常工作中需要什么;您的组织中使用的现有技术;以及内联网在企业中所扮演的角色。研究不同的提供者和选择。

最重要的是，寻找一个可以与你一起发展和成长的解决方案。

技术以惊人的速度发展和变化。您的内联网是一项长期投资，成功部署后，内联网将在您的组织中根深蒂固。合作伙伴能够证明持续创新，发展和保持领先于市场趋势的承诺，将确保您不会在内容管理的激烈竞争中落后。