如何在疫情期间启动内部网

即使在最好的情况下，构建和启动内部网也是一项艰巨的任务。但在疫情大流行的情况下，在大量远程工作、工作条件受限、挑战紧迫的情况下，这种平台是否有可能不仅投入使用，而且取得成功?是的，如果你问肯塔基大学医疗保健(UKHC)，他们的系统the Loop于2020年9月推出，广受好评。

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一般的医疗保健组织是一个复杂的结构。有面向患者的工作人员(医生、护士和专职卫生专业人员)，也有支持组织日常运作的支持和行政人员。对许多员工来说，一天中的很多时候都是生死攸关的时刻。这些工人使用的工具和技术需要支持他们，他们所做的决定，以及他们所需要的知识，以使他们的工作场所尽可能安全和高效。

UKHC有一个共同的使命:提供最先进的患者护理，作为信息资源和加强当地的卫生保健。他们的愿景是“创建一个更健康的肯塔基州”，这需要对他们所使用的工具、技术和流程进行审查，以重新评估哪些地方可以做得更好。巨大的变化正在发生，因此，改善沟通、信息和知识共享是至关重要的。

企业传播总监Jan Taylor和数字工作场所通信经理Jan Carrico早就意识到这种连接和参与劳动力的需求。随着计划在整个组织中实现巨大的增长和快速的变化，现在这是一个迫切的需求。

沟通改变

企业中的任何重大变化都需要大量的工作来让员工了解情况。一个组织的责任是为任何内部或外部的新闻提供一个真相来源，这可能会影响内部的业务和职业。有了路线图之后，人们开始考虑使用数字工具来培养这种交流文化。

泰勒说:“我们的首要目标之一是，在我们经历快速变化的时候，努力让员工了解正在发生的事情。”“但最初，我们甚至没有考虑过内部网。”

在接下来的几年里，团队为他们的社区寻找合适的软件。虽然有些产品似乎符合要求，但由于成本和利益相关者的反应，潜在的解决方案被拒绝了。

“我们需要更有效地沟通，但这并没有引起负责批准支出的人的共鸣。我们持续了很长一段时间，只有一个人负责内部沟通。我们有一个通讯，我们发送了大量的电子邮件……这是我们沟通的主要范围。”

但在2015年，营销部门进行了重组，成立了一个独立的团队——企业沟通团队，以解决业务中围绕组织沟通的问题。

随着他们继续寻找合适的软件，这一举动缩小了他们的关注点。很快，卡里科、泰勒和团队开始寻找一个内部沟通平台，不仅为公司沟通团队服务，也为经理和员工服务。

拥抱变化

UKHC的主要目标是提高员工敬业度，于2020年初加入Interact。

但后来大流行发生了。这一灾难性事件成为该组织正在进行的变革的一个巨大象征。

随着敬业度被提上议程，团队成立了一个员工咨询委员会，在整个内部网构建过程中，他们将其作为一个发声点。委员会将提出他们的意见，让他们使用和不使用新的平台。

随着内部网建设的进行，关于如何将新系统引入员工队伍的讨论开始了。应该是夜间转换，还是更交错的方式?代表全体员工的董事会坚决赞成立即采用新制度。内部网团队有点犹豫。

“在医疗保健环境中，人们有一种强烈的感觉，就是不要做任何可能造成伤害的事情——不要匆忙改变任何事情，或者做一些人们无法理解的事情，或者导致他们在病人护理方面做出糟糕的决定(委员会)鼓励我们要比我们的计划更大胆。

“从改变人们正在使用的东西的角度来看，我们非常谨慎，我们将以多快的速度做出改变。人们鼓励我们撕下创可贴，尽快将平台付诸实施。”

虽然对团队来说，员工希望尽快开始使用内部网是一个好迹象，但事实并非如此。泰勒说:“这种谨慎意识也存在于我们上面的领导身上。”“他们想要稳扎稳打，所以我们采取了缓慢的方式。”

事后看来，规划是分阶段的内部网启动活动也许是个谨慎的选择。此时，美国正处于大流行的阵痛之中，作为医疗保健提供者，UKHC需要谨慎行事。

Carrico评论说:“我们正处于大流行之中，所以在6月我们推出了电子卫生档案(UKHC的新电子健康记录驱动器)，这增加了谨慎。已经发生了如此多的变化:随着COVID，医疗保健系统中许多不同领域的关闭，然后逐渐开放，然后是疫苗的推广。有了这么大的变化，尽管我们很想‘撕掉创可贴’，但环境太复杂了，不适合采取这种行动。”

为什么互动?

没有两个内部网是相同的，组织选择内部网软件提供商有无数不同的原因。在这种情况下，UKHC从一开始就看到了与Interact的协同作用。

“我们真的很喜欢Interact提供战略支持，这是他们专业服务的一部分——这是让我们成功的真正动力。”

这种战略支持从构建之初一直持续到推出后，“在演讲中，我回忆起让扶少团脱颖而出的一件事就是这种战略方法。我们没有考虑如何实现软件，而是经历了概述我们的目标的过程。这是我们自己经历的一个过程，所以我们发现它非常有吸引力。”

“这是一种让我们成功的真正动力。”

计划已拟定。内容管理系统将针对通信和克服系统内的电子邮件过载。集成将链接到已经在使用的SharePoint站点数组。连接到重要资源需要强大的搜索功能。最重要的是，他们需要新的内部网来建立双向对话。

“我们需要反馈机会。在我们的旅程中，我们从向下推送大量信息到需要听取团队的意见。我们需要功能来帮助我们的团队相互提供反馈，并向领导层提供反馈。”

这种稳定的反馈循环，以及内部网分析的使用，将识别受欢迎的内容，查明问题，并持续衡量内部网的有效性。

下一个挑战是在通信部门和IT部门之间建立工作关系。

与通讯员和IT部门的关系

通常，将IT引入内部网项目可能是一个棘手的问题。他们通常在较晚的阶段被引入，并且传统上不愿承担风险，他们会仔细检查产品的问题、漏洞和弱点。因此，IT可能因此而获得放慢项目的名声，发现不存在的问题，并对已经获得动力的事情造成拖累。从他们的角度来看，他们只是在确保新软件与当前的技术堆栈集成，并且不会在后续产生麻烦。

但UKHC没有任何摩擦。该团队花了很长时间研究正确的技术，已经采纳了it部门的想法和意见。Carrico回答说:“我们所做的只是说，我们有一个问题，我们想要解决它，我也知道你也有一个需要解决的问题，所以为什么我们不一起合作呢?”

业务中的遗留平台复杂而笨重。它是负责任的，所以精通它的各种问题。他们负责这个主页，这个主页有许多不同位置的不同文档的链接(“超过200个不同的位置，”卡里科补充说)。尽管他们对它负责，但他们无法控制人们用它做什么，他们意识到某种形式的集中控制是多么重要。

结果，双方达成了相似的目标，从而达成了解决问题的共识。他们看到新系统将附带指导方针、规则和政策——所有这些都是以前不存在的——IT部门欢迎这种秩序和控制。

项目策划:策略

2020年流感大流行、多个部门关闭、重新配置的工作方式、电子健康档案项目……这不是建立和启动转型内部网的好时机。尽管团队承受着明显的压力，他们还是不顾一切地坚持了下来。

“在RFP过程中，我们听说Interact可以在四个月内完成所有工作，这与6月份启动的EHR项目一致。我们知道这将是一个很大的推动——即使没有大流行——但我们知道我们可以分阶段推出，所以这是我们最初的目标。”

在紧凑的日程安排下，团队想出了他们需要齐心协力完成MVP(最小可行产品)的东西。这是一个内部网版本，它没有完整的特性范围，但有足够的功能，可以考虑启动并支持EHR项目。雷竞技网站上

这种策略和灵活的任务态度使团队能够在前所未有的环境中取得进展。

团队还确定参与项目的涉众的支持和奉献。“战略规划帮助很大，MVP让我们确定了我们需要做什么来发布。但是我们的主要内容利益相关者在高压力下工作，在EHR项目中工作，在大流行中工作，并处理快速变化，所以我仍然惊讶于我们能够在六个月内建立平台。

他说:“许多利益相关者一开始会参与进来，但后来会因为这样或那样的原因被迫退出。但是，由于他们对项目的奉献精神，他们后来会回来，这要归功于我们灵活的计划和扶少团的支持。”

不完美的行动胜过完美的不行动

Loop是在一个非常不寻常的气候中创造出来的。电子健康记录项目对该组织来说总是意义重大，而且需要大量的资源才能做好。再加上大流行，以及同样需要构建和启动内部网，团队的工作量有时肯定会令人不堪重负。他们是如何在6个月内做到这一切的?

他说:“我们经历了两个相当大的管理变革事件，一个是我们的电子健康记录，另一个是一场流行病。因此，我们很快意识到，我们只能尽力而为，非常灵活，不要让追求完美的努力妨碍我们做出良好的改进，并部分地得到我们想要的。这就是我们的教训。

“我不认为我会建议人们在大流行期间尝试实施内部网，但我们只是觉得这对我们来说太重要了，我们别无选择，只能继续前进。”

但有一点令人失望。最初，该计划是运行两个并行的项目:交互平台的实现和主数据中心(或“人员中心”)的开发，这两个项目的创建是为了相互补充并以相同的速度前进。

该中心将作为UKHC的数据来源，但在项目早期，该团队被告知，由于电子病历的复杂性，这将被推迟。不过，这个Hub仍在开发中，将在不久的将来推出。

如何在锁定中实现用户采用

尽管2020年面临挑战，但围绕the Loop的发布还是有很多人参与。这在很大程度上归功于团队在提高产品知名度和在员工中创造兴奋感方面的巨大努力。

员工们收到了直接寄到家里的邮件，通知他们内部网的启动和寻宝活动的细节，寻宝活动是一项有趣的挑战，鼓励人们登录新系统，并承诺有抽奖。

“作为寻宝活动的一部分，我们向第一个完成个人资料的人赠送了Kindle fire。我们开车送员工到人员目录，这是一个关键的功能。”

在严格的新冠肺炎规定下，该团队组织了一个发布日，摆出桌子，分发物品，鼓励人们下载移动应用程序。

正如团队所说，这是一场“说服运动”:让the Loop尽可能吸引人，并确保它拥有员工所需的一切。在背景中，考虑到他们的软发行，团队致力于吸引尽可能多的人使用新平台，并逐渐让旧资源更难访问。

泰勒说:“但与此同时，我们必须非常小心，不要过多地干扰人们的日常生活，影响他们寻找东西的方式。”这种摆脱旧方式的做法必须缓慢而谨慎地进行，但与此同时，“循环”正在获得动力。

“不管测试发行如何，自发行以来，用户的接受度和参与度都在稳步增长。我们最初的目标是让员工接受我们的爆炸性邮件，即35%的平均打开率。9月，当我们发布时，我们有7%的用户采用。今天，我们只有52%。对我来说，这表明我们正在做一些正确的事情。

“我们会继续推广这个平台。例如，我们最近在肯塔基州收到了三次风暴警报，所以我们利用这一情况发布了天气警报，鼓励员工登录内部网了解更多信息。”

接下来是什么?

任何内部网项目负责人都知道，内部网的发布并不是终点线，它只是一个里程碑，一个成功的系统会随着业务的发展而发展和适应。根据Carrico的说法，Loop已经被证明在劳动力中很受欢迎，并且将以最意想不到的方式继续发挥作用。

“我和另一位女士一起参加领导能力培训，她在我们主手术室的临床一侧。她知道我正在开发The Loop，她有很多很棒的想法想说，尤其是关于新平台的外观和感觉。”

这位同事开始描述自己部门内部的沟通问题，想知道这个平台能否解决这些问题。这次谈话向Carrico强调了向不同人群推广The Loop的新方法。

“如果你的内联网解决了人们的问题，你就获得了参与”

“我们确定了她的需求，现在正准备对他们进行试点，将他们的默认浏览器从传统的主页改为The Loop。我们也在尝试使用微软团队来摆脱电子邮件。”

除了显示用户和参与度逐月增长的分析之外，这是一个成功的例子，也是该组织如何接受Loop的症状。

“这是非常令人鼓舞和有希望的，我们正在解决问题。当你解决了一个问题，你就有了参与感。我认为，我们能够解决员工的工作问题，这是我们的内部网及其持续成功的关键。”